Fairer und transparenter Markt


Code of Conduct der Mitglieder des Verband Bildungsmedien e. V. zur Zusammenarbeit mit den Partnern im Bildungswesen und deren Mitarbeiter/-innen

Fassung vom Mai 2023

Der Verband Bildungsmedien e. V. stellt für seine Mitglieder mit diesem Code of Conduct klare Regeln für die Zusammenarbeit mit den Partnern im Bildungswesen und deren Mitarbeiter/‑innen auf. So sorgen die Bildungsmedienanbieter gemeinsam dafür, dass Bildungsmedien fair und gesetzeskonform angeboten werden. Besonders die Gewährung von Freiexemplaren und Freilizenzen soll transparent und einheitlich gehandhabt werden.

Die Geschäftsstelle des Verband Bildungsmedien e. V. ist bei Fragen und Anregungen – aber auch im Streitfall – Ansprechpartner für die Mitgliedsunternehmen ebenso wie für die Partner im Bildungswesen und deren Mitarbeiter/‑innen. 

Der Code of Conduct wird regelmäßig überprüft und aktualisiert.

  • Allgemeine Grundsätze

    Die Mitgliedsunternehmen im Verband Bildungsmedien e. V. achten darauf, dass ihre Partner im Bildungswesen in ihren dienstlichen und beruflichen Entscheidungen nicht unzulässig beeinflusst werden. Die Unternehmen bieten den Mitarbeiter/‑innen ihrer Partner keine unlauteren Vorteile an, um sich einen Marktvorteil zu verschaffen.

    Sie stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und alle eventuell nötigen Genehmigungen bei den Vorgesetzten der Partner im Bildungswesen rechtzeitig eingeholt werden. Die Unternehmen dokumentieren dies in ihrem Datenverarbeitungssystem oder auf andere geeignete Weise.

  • Spenden

    Bildungsmedienanbieter geben Geld- und Sachspenden nur an gemeinnützige Einrichtungen oder Organisationen, die Spendenquittungen ausstellen können. Spenden sollen die Allgemeinheit fördern und entsprechend Abgabenordnung einen klaren Zweck haben, wie zum Beispiel Wissenschaft und Forschung, Erziehung, Volks- und Berufsbildung, Kunst und Kultur. Es ist nicht erlaubt, Spenden an Amtsträger/‑innen zu geben.

    Wenn Mitarbeiter/‑innen der Partner im Bildungswesen dabei helfen, Spenden zu sammeln und ein Mitgliedsunternehmen eine Spende gibt, soll das Mitgliedsunternehmen den Arbeitgeber des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin darüber informieren.

  • Geschenke

    Es ist möglich, Institutionen des Bildungswesens Geschenke zukommen zu lassen, aber nur in besonderen Fällen und in angemessenem Umfang. Dabei werden die Regeln der Behörden für Geschenke beachtet. Üblicherweise wird die Zustimmung der Aufsichtsbehörde eingeholt.

    Persönliche Geschenke an Mitarbeiter/‑innen der Partner im Bildungswesen sind nur im zulässigen sozialadäquaten Rahmen (z. B. Kugelschreiber, Goodie-Beutel bei Messen) erlaubt.

    Zulässig sind auch Geschenke im Rahmen von Marketingaktionen (z. B. bei Gewinnspielen), soweit die Vorschriften der jeweiligen Bundesländer eingehalten werden.

  • Freiexemplare

    Die Mitgliedsunternehmen stellen sicher, dass sie die Buchpreisbindung einhalten und sich an die gesetzlichen Regelungen zum Rabatt oder zur kostenlosen Abgabe von Büchern halten: Bildungsmedien, wie digitale Medien oder Schulbücher, werden nur für eine angemessene Gegenleistung abgegeben. Kostenlose Exemplare oder Lizenzen werden nicht an Schulen, Lehrkräfte oder andere Partner im Bildungswesen abgegeben.

    Ausnahmen sind Probeexemplare, die der Entscheidung über eine Anschaffung dienen, und Freiexemplare als Teil von Marketing-Aktionen.

    Unternehmen dürfen Informationsmaterialien, beispielsweise Broschüren, in angemessener Menge zur Verfügung stellen.

  • Vergabe von Aufträgen

    Wenn Mitgliedsunternehmen von Partnern im Bildungswesen oder deren Mitarbeiter/‑innen zu erbringende entgeltliche Leistungen beauftragen wollen, stellen sie sicher, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

    Vor der Erbringung der Leistungen müssen ein schriftlicher Vertrag und eine Vereinbarung über die Vergütung abgeschlossen werden.

    Sofern nicht auf ein Honorar verzichtet wird, darf die Vergütung nur aus Geld bestehen und muss in einem angemessenen Verhältnis zur erbrachten Leistung stehen.

    Reisekosten, Übernachtungskosten und angemessene Verpflegungskosten können vereinbart werden.

    Der Vertrag muss vom Arbeitgeber oder Dienstherr der Mitarbeiter/‑innen des Partners im Bildungswesen genehmigt werden.

    Wenn der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin des Partners im Bildungswesen in Gremien mit einem öffentlichen Auftrag tätig ist, soll sie/er transparent machen, dass er/sie für das Mitgliedsunternehmen arbeitet.

  • Veranstaltungen

    Mitgliedsunternehmen können Mitarbeiter/‑innen von Partnern im Bildungswesen zu Fachveranstaltungen einladen, wenn es um die Vermittlung von Fachwissen im Bildungsbereich geht.

    Der Veranstaltungsort muss sachlich geeignet, gut erreichbar und darf nicht durch Unterhaltung oder Freizeit geprägt sein. Familienmitglieder dürfen nicht eingeladen werden, und das Begleitprogramm darf nur eine untergeordnete Rolle spielen.

    Mitgliedsunternehmen können bei Veranstaltungen sozialadäquate Beträge für Speisen und Getränke übernehmen.

    Mitarbeiter/‑innen von Partnern im Bildungswesen können im Rahmen ihres Amtes zu besonderen gesellschaftlichen Anlässen eingeladen werden, beispielsweise Firmenjubiläen, Grundsteinlegungen oder Betriebsbesichtigungen.

    Einladungen zu Veranstaltungen oder Empfängen erfolgen grundsätzlich schriftlich.

    Die Teilnahme an Veranstaltungen kann kostenlos sein, wenn dies allgemein üblich ist. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen muss der Arbeitgeber des Partners im Bildungswesen vorher schriftlich zustimmen, wenn das Mitgliedsunternehmen auf die Erhebung des Entgelts verzichtet.

    Zu beruflichen Anlässen können Gäste in angemessenem Umfang bewirtet werden, wie es den Grundsätzen der Höflichkeit entspricht.

    Einladungen von Mitarbeiter/‑innen von Partnern im Bildungswesen zu einem Essen erfolgen üblicherweise schriftlich. Spontane Einladungen sind jedoch ebenfalls zulässig.

    Reisekosten zum Veranstaltungsort werden nicht erstattet.

  • Sponsoring

    Sofern ein Unternehmen eine Veranstaltung oder ein sonstiges Vorhaben unterstützt, wird ein schriftlicher Vertrag abgeschlossen. In diesem Vertrag werden die Leistungen des Unternehmens, die Bezahlung und die Gegenleistungen, die das Unternehmen erhält, genau beschrieben.

    Bei der Festlegung der Leistungen, die das Unternehmen erbringt, und der Bezahlung wird auf ein angemessenes Verhältnis zwischen den beiden geachtet. Das Unternehmen leistet die Bezahlung, die ausschließlich der Förderung der Veranstaltung dient, nur in Geld.

    Bei der Gestaltung des Vertrages werden die Sponsoring-Richtlinien des Partners im Bildungswesen und/oder die Sponsoring-Leitfäden der Bundesländer berücksichtigt.

    Bevor das Unternehmen ein Sponsoring durchführt, werden alle erforderlichen Genehmigungen von den Aufsichtsbehörden eingeholt. Wenn eine Veröffentlichung des Sponsorings vorgeschrieben ist, gibt das Unternehmen den Betrag und den Zweck des Sponsorings bekannt.

Die Geschäftsstelle des Verband Bildungsmedien e. V. ist bei Fragen und Anregungen – aber auch im Streitfall – Ansprechpartner für die Mitgliedsunternehmen ebenso wie für die Partner im Bildungswesen und deren Mitarbeiter/‑innen. 

Ihre Ansprechpartner:
Christoph Pienkoß

Geschäftsführer Verband Bildungsmedien e. V.
Tel. 069 9866976-0 | verband@bildungsmedien.de

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